Notulen algemene Ledenvergadering Vereniging Huurdersplatform de Woonplaats gehouden op 18 oktober 2023 te Aalten

1.Opening en Mededelingen Voorzitter
De voorzitter opent de vergadering en heet een ieder van harte welkom Een speciaal woord van welkom geldt voor Dhr. Buiting (directeur ai) en Mevr. Wibiër (manager klant en wijken). Eenzelfde welkom geldt ook voor Dhr. Janssen en Dhr. Ornèk (leden van de Raad van Commissarissen). De voorzitter deelt mee dat er eerst een presentatie zal worden gegeven over (brand)veiligheid door 2 heren van de veiligheidsregio Noord-en Oost Gelderland. De presentatie werd zeer gewaardeerd door de aanwezigen. Een duidelijk verhaal over hoe snel een brand kan ontstaan en hoe belangrijk (met name in complexen) de vluchtroutes zijn. De voorzitter bedankt beide heren voor de mooie presentatie. De voorzitter deelt verder mee dat Dhr. Martens niet aanwezig kan zijn i.v.m zijn gezondheid. Mevr. Wiggers maakt sinds juli geen deel meer uit van het Huurdersplatform. Mevr. te Lindert heeft haar taak (secretaresse) overgenomen.

2.Vaststellen agenda 
Er zijn geen wijzigingen

3.Notulen Algemene Ledenvergadering van 22-3-2022
Er zijn geen opmerkingen, zodat de notulen zijn goedgekeurd en worden Aangenomen, met dank aan Henny en Hanny.

4. Stand van zaken lopende begroting 2022
Mevr. de Slegte deelt mee dat er inhoudelijk niet ingegaan kan worden bij dit agendapunt in verband met ziekte van de penningmeester. Mochten er vragen zijn dat kunnen deze wel gesteld worden via de mail en zal Dhr. Martens deze beantwoorden.

5.Begroting 2023
Voor de behandeling van de begroting geldt hetzelfde als voor agendapunt 4 (stand van zaken lopende begroting 2023). Dhr. Martens zal de vragen beantwoorden via de mail.

6.Actuele Zaken
Nieuws uit overleggen met de RvC. Volgende punten zijn behandeld in de overleggen: Visitatie de Woonplaats 2024 Directie en Raad van Commissarissen gaan gezamenlijk de visitatie regelen. Het Huurdersplatform zal hierbij ook betrokken worden. De keuze voor het onderzoekbureau is aan de Raad van Commissarissen. Het huurdersplatform wil wel graag inspraak bij deze keuze. De vorige keer is e.e.a. niet goed verlopen, de Huurdersverenigingen moesten vragen beantwoorden over zaken die het huurdersplatform aangaan. Omgekeerd was ook het geval. Het te kiezen bureau moet deze keer anders werken en het beter aanpakken.

Selectieprocedure aanstellen nieuwe commissarissen
1/3 deel van de RvC wordt gekozen door het huurdersplatform. Normaal gesproken zijn er 2 huurderscommissarissen. Benoeming moet worden goedgekeurd door het huurdersplatform. Bij de andere leden voor de RvC heeft het huurdersplatform een Adviserende functie, en geen beslissende functie. E.e.a. is vastgelegd in een aparte overeenkomst.

Communicatie naar de huurders toe
Er blijven nog steeds veel klachten binnenkomen over niet opgeloste problemen. Het huurdersplatform blijft hiervoor aandacht vragen.

Afrekening servicekosten
De datum van 1 juli is dit jaar helaas weer niet gerealiseerd. Als in een complex een huurder een probleem heeft met de te late afrekening en er zijn meerdere huurders die hier ook een probleem mee hebben dan kan de klachtenprocedure opgestart worden. Komt men er niet uit met de Woonplaats en wordt een klacht Ingediend bij de huurcommissie, is het voldoende dat 1 huurder de procedure opstart, De uitkomst geldt dan ook voor alle andere huurders.

7.Mededelingen Directie Woonplaats
Dhr. Buiting deelt mee dat Mevr. Wolters ziek is en voorlopig niet kan werken. Dhr. Buiting zal haar taak overnemen. De fusie van de Woonplaats met St. Joseph staat op een laag pitje. Dhr. Buiting heeft gesprekken opgenomen met St. Joseph. Er is een nieuwe situatie ontstaan, en deze wordt nu opgestart. Er zitten nogal wat haken en ogen aan de financiële kant van de zaak, daarom wordt er verder aan gewerkt. Alles gaat hierdoor wel opschuiven. Dhr. Buiting verwacht dat voor de zomer van 2024 meer duidelijk zal zijn en dat een eventuele fusie niet eerder dan begin 2025 een feit kan zijn.
De overheid promoot voor meer samenwerking tussen de landelijke corporaties, maar in de praktijk levert het alleen maar meer regeltjes op en zo gaat het dus niet werken.
De stakeholders bijeenkomst van 3 oktober jl. is zeer goed bezocht en goed bevallen. Veel positieve reacties ontvangen.

Dhr, Buiting stelt Mevr, Wibiër voor. Zij is de nieuwe manager Klant en Wijken. Mevr.Wibiër deelt mee dat zijn sinds juli aan de slag is gegaan en al veel indrukken heeft opgedaan en ook veel geleerd heeft binnen de organisatie.

8.Mededelingen Raad van Commissarissen
Dhr.  Janssen deelt dat men blij is dat het probleem van de directie goed opgelost is en dat Dhr. Buiting bereid gevonden is om als ad interim directeur aan de slag te gaan.
Er zijn diverse gesprekken gevoerd over een eventuele fusie met St. Joseph. Daarnaast goede gesprekken gevoerd met de gemeente Aalten over nieuw te bouwen huizen. Dit was ook in de gemeente Winterswijk aan de orde, daar ook een goed gesprek gehad.
De spoedprocedure voor nieuwe directeur is rond.
Momenteel is de RvC bezig met zelf-evaluatie.
Er is uitgebreid aandacht voor het probleem met de afrekening servicekosten. Daarnaast moet ook de communicatie verbeterd worden.
De stakeholders bijeenkomst van 3 oktober jl. was een groot succes. Dhr. Janssen heeft verschillende leuke gesprekken gevoerd.
De voorzitter merkt op dat de samenwerking met de RvC prima verloopt.

11.Rondje Huurdersverenigingen
HV t. Walfort  Bij 't Walfort zijn 2 nieuwe bestuursleden aan de slag gegaan, op dit moment nog aspirant-leden. Mevr. Visser is als adviseur voor bouwkundig advies aangetrokken. Zij is geen bestuurslid.
HV Bastion  Mevr. Daniëls heeft afscheid genomen van het bestuur, zij heeft sinds 1979 deel uitgemaakt van het bestuur.
HV Dinxperlo  Bij HV Dinxperlo zijn 3 nieuwe bestuursleden aan de slag gegaan. Helaas hebben inmiddels 2 bestuursleden hun functie neergelegd. Er wordt geprobeerd om via de vacaturebank nieuwe bestuursleden te werven,
HV VHBS  Dhr. Tolkamp is gekozen als nieuwe voorzitter. Hij volgt Dhr. Borgmeyer op, die 40 jaar voorzitter is geweest bij VHBS. Ook Dhr. Wijnhoud zal t.z.t. zijn taken binnen het bestuur neerleggen. Momenteel draait de VHBS met een volledig nieuw bestuur en kreeg de voorzitter een nieuwe rol. De voorzitter deelt mee dat de problemen tot nu toe gelukkig meevallen. HV Winterswijk Bij HV Winterswijk is weinig nieuws te melden. De algemene ledenvergadering zal worden gehouden op 18-4-2024.
HV HBE  Mevr. Hollink deel mee dat het bestuur weer voltallig is. Er waren 19 aanmeldingen binnengekomen, veelal jonge mensen die iets binnen het bestuur willen doen. Op dit moment staan 7 mensen op de wachtlijst. Verder is de samenwerking met de gemeente Enschede en de Woonplaats prima.

12. Rondvraag
Dhr, Jansen (RvC) deelt mee dat de huurdersverenigingen ondersteuning aan kunnen vragen bij de RvC inzake werven van nieuwe bestuursleden.
Mevr, Hollink deelt mee dat bij de aanmeldingen ook mensen zaten, die geen huurder zijn bij de Woonplaats. Deze mensen kunnen geen deel uitmaken van het bestuur bij de huurdersverenigingen. Sinds 1-1-2023 kan men alleen bestuurslid worden als men een woning huurt bij de Woonplaats.
Dhr. Van Leeuwen merkt op dat met name in Enschede de gemeente prima samenwerkt met de huurdersverenigingen. Dat is in een aantal andere gemeentes helaas niet het geval. Daar gaat men er anders mee om.
Mevr. Giesen deelt mee dat dit tot voor kort bij de gemeente Aalten ook sprake van was. Toevallig was de laatste vergadering een openbaring. Er werd echt geluisterd en de huurdersverenigingen kwamen uitgebreid aan bod. De gemeente heeft zelfs excuses aangeboden over de gang van zaken in het verleden.
Mevr. Giesen deelt mee dat het platformbestuur een QuickScan heeft ingevuld via de Woonbond over het functioneren van het platformbestuur. Woensdag 15 november 2023 volgt de uitslag van de QuickScan.

13.Sluiting
De voorzitter deelt mee dat de volgende algemene ledenvergadering wordt gehouden op woensdag 20 maart 2024.

Hierna sluit de voorzitter de vergadering en bedankt een ieder voor zijn/haar inbreng.


Aalten, 12 november 2023 Hanny Kousbroek